Uzņēmuma mājaslapā ir publicēta privātuma politika, taču apmeklētājs joprojām nezina, kas notiks pēc pogas nospiešanas. Vai viņš saņems tikai prasīto piedāvājumu? Vai e-pasta adrese nonāks jaunumu saņēmēju sarakstā? Vai saruna ar virtuālo konsultantu tiks saglabāta? Šādas neskaidrības neatrisina gara dokumenta ievietošana lapas kājenē. Nepieciešama saprotama informācija tieši tajā brīdī, kad cilvēks pieņem lēmumu.

Vispārīgā datu aizsardzības regula jeb GDPR prasa informāciju sniegt pārredzami, saprotami un viegli pieejamā veidā. Šajā rakstā uzmanība pievērsta privātuma informācijas izvietojumam un lietojamībai: kā savienot pilno politiku, īsus paskaidrojumus un izvēļu vadību vienotā apmeklētāja pieredzē. Tas nav individuāls juridisks atzinums; konkrētie pienākumi jāvērtē atbilstoši uzņēmuma faktiskajai datu apstrādei.

1. Veido informāciju vairākos līmeņos

Privātuma politika ir centrālais skaidrojums par uzņēmuma veikto personas datu apstrādi, taču tai nav jābūt vienīgajai vietai, kur apmeklētājs uzzina būtisko. Daudzslāņaina pieeja ļauj vispirms parādīt īsu, konkrētajai darbībai atbilstošu paskaidrojumu un pēc tam piedāvāt detalizētu informāciju. Īsais teksts neaizstāj pilno informāciju, bet palīdz to atrast un saprast.

Pirmajā līmenī cilvēkam būtu jāsaprot, kas izmanto viņa datus, kādam mērķim un kur uzzināt vairāk. Īpaši jāizceļ apstrāde, kuru apmeklētājs attiecīgajā situācijā varētu negaidīt. Savukārt pilnajā politikā jāaptver piemērojamā GDPR prasītā informācija, tostarp tiesiskais pamats, saņēmēji, glabāšana un tiesības.

• Pie darbības: īss skaidrojums blakus saziņas, pirkuma vai pierakstīšanās pogai.
• Tematiskajā sadaļā: plašāks apraksts par jaunumiem, analītiku, kontu vai sarunām.
• Pilnajā politikā: vienuviet pieejama informācija par uzņēmuma datu apstrādi.

Piemēram, pie piedāvājuma pieprasījuma var rakstīt: “Izmantosim norādīto kontaktinformāciju, lai atbildētu uz jūsu pieprasījumu. Plašāk par datu apstrādi lasiet privātuma politikā.” Šāds teksts der tikai tad, ja tas precīzi atspoguļo reālo procesu. Ja paredzēti citi mērķi, tie jāizskaidro atsevišķi.

2. Padari politiku atrodamu arī bez meklēšanas

Saite lapas kājenē ir noderīgs sākumpunkts, tomēr ar to var nepietikt. Informācijai jābūt pieejamai tur, kur notiek datu iegūšana, nevis tikai pēc tam, kad apmeklētājs jau visu nosūtījis. Saiti izvieto arī konta izveidē, pasūtījuma noformēšanā, jaunumu abonēšanā un citās atbilstošās vietās.

Izmanto paredzamu nosaukumu, piemēram, “Privātuma politika” vai “Personas datu apstrāde”. Neslēp šo informāciju zem neskaidriem apzīmējumiem, piemēram, “Citi dokumenti”. Ja lapā ir vairāki juridiskie dokumenti, nodali lietošanas noteikumus, privātuma politiku un sīkdatņu informāciju, vienlaikus saglabājot loģiskas saites starp tiem.

Pārbaudi pieejamību telefonā

Atver mājaslapu šaurā ekrānā un mēģini atrast politiku, nepiepalīdzot sev ar zināšanām par tās atrašanās vietu. Pārbaudi teksta izmēru, kontrastu un saišu atšķiramību. Pelēks paskaidrojums uz gaiša fona vai saite, kuru aizsedz čata logs, formāli var būt publicēta, bet praktiski palikt nepamanāma.

Privātuma lapai jābūt pieejamai bez reģistrēšanās. Ja uzņēmums apkalpo auditoriju vairākās valodās, pārdomā arī informācijas valodu atbilstību šai auditorijai. Savukārt saitei pie konkrētas darbības vēlams vest uz attiecīgo politikas sadaļu, nevis likt cilvēkam pārlasīt visu dokumentu no sākuma.

3. Nošķir informēšanu no piekrišanas

Viena no biežākajām saskarnes kļūdām ir obligāts ķeksītis ar tekstu “Piekrītu privātuma politikai” pie jebkuras darbības. Privātuma politika ir informēšanas dokuments, nevis universāls piekrišanas līgums. Personas datu apstrādei var būt dažādi tiesiskie pamati, un piekrišana nav automātiski vajadzīga katram pieprasījumam vai pirkumam.

Piemēram, konkrētai apstrādei var būt piemērojama līguma izpilde, darbības pirms līguma noslēgšanas, juridisks pienākums vai leģitīmās intereses. Pamats jānosaka konkrētajam mērķim, nevis jāizvēlas pēc tā, kuru vieglāk attēlot mājaslapā. Informatīvas saites publicēšana pati par sevi nerada tiesisko pamatu.

Ja apstrāde balstīta uz piekrišanu, izvēlei jābūt brīvprātīgai, konkrētai, informētai un nepārprotamai. Atšķirīgus mērķus nevajag paslēpt vienā vispārīgā apstiprinājumā. Izvēles lauki nedrīkst būt iepriekš atzīmēti, un piekrišanas atsaukšanai jābūt tikpat vienkāršai kā tās sniegšanai.

• Nesapludini piedāvājuma pieprasīšanu ar obligātu jaunumu abonēšanu.
• Paskaidro, kādam saturam vai darbībai cilvēks piekrīt.
• Atteikuma iespēju nepadari vizuāli nemanāmu vai nesamērīgi sarežģītu.
• Ja izmanto piekrišanu, nodrošini iespēju pierādīt, kad un kam tā sniegta.

Elektroniskā mārketinga un sīkdatņu gadījumā jāņem vērā arī attiecīgās speciālās prasības, ne tikai GDPR. Tādēļ vienots ķeksītis visai mājaslapai parasti nav labs risinājums.

4. Izskaidro ārējos rīkus pirms to izmantošanas

Apmeklētājs redz video, karti vai čata logu, bet ne vienmēr saprot, ka šo elementu nodrošina cits pakalpojuma sniedzējs. Ārēja satura ielāde atkarībā no tehniskā risinājuma var nozīmēt datu nodošanu trešajai pusei. Privātuma skaidrojumam jāatbilst tam, kas patiešām notiek, nevis tikai tam, ko uzņēmums pats saglabā savā sistēmā.

Ja ārēja rīka aktivizēšanai nepieciešama piekrišana, to nedrīkst aizstāt ar paziņojumu pēc rīka ielādes. Var izmantot vietturi ar paskaidrojumu un atbilstošu izvēli pirms satura aktivizēšanas. Taču prasības jāvērtē konkrētajai tehnoloģijai: ne katrs iegults elements automātiski darbojas vienādi.

Atsevišķi pārdomā MI čata sākumu

Pirms sarunas lietotājam skaidri norādi, ka viņš sazinās ar MI, un sniedz pieejamu informāciju par sarunas datu izmantošanu. Aicinājums neievadīt sensitīvu informāciju ir praktisks piesardzības solis, tomēr tas neaizstāj uzņēmuma pienākumus. Ja sarunas paredzēts izmantot kvalitātes uzlabošanai, šim mērķim jābūt pienācīgi izvērtētam un izskaidrotam.

Noskaidro arī pakalpojumu sniedzēju lomas, datu apstrādes nosacījumus un iespējamu nosūtīšanu ārpus Eiropas Ekonomikas zonas. Neapsoli, ka dati nekad netiek nodoti citiem, ja mājaslapas darbībā piedalās hostinga, e-pasta vai citi apstrādes pakalpojumu sniedzēji.

5. Raksti tā, lai cilvēks saprastu sekas

Juridiski precīzs teksts var būt arī saprotams. Frāze “dati tiek apstrādāti pakalpojumu kvalitātes nodrošināšanai” lasītājam bieži neko konkrētu nepasaka. Labāk norādīt, kādi dati attiecīgajā procesā tiek izmantoti, ko uzņēmums ar tiem dara un kāpēc tas nepieciešams. Izvairies no plašiem formulējumiem, kuri šķietami atļauj jebkuru nākotnes izmantošanu.

Pilnajā politikā identificē datu pārzini un kontaktinformāciju, apraksti mērķus un tiesiskos pamatus, saņēmējus vai to kategorijas, kā arī glabāšanas termiņus vai to noteikšanas kritērijus. Atbilstoši situācijai jāsniedz arī informācija par starptautisku datu nosūtīšanu, automatizētu lēmumu pieņemšanu un citiem GDPR paredzētajiem aspektiem.

Tiesību sadaļā izvairies no solījuma, ka jebkurus datus vienmēr var uzreiz dzēst. Tiesību piemērošana ir atkarīga no apstrādes apstākļiem un juridiskajiem pienākumiem. Norādi saziņas kanālu un informē par tiesībām iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei; Latvijā tā ir Datu valsts inspekcija.

Labs redakcionālais tests ir lūgt kolēģim pēc izlasīšanas saviem vārdiem izskaidrot, kas notiks ar datiem. Ja atbilde būtiski atšķiras no faktiskā procesa, teksts jāprecizē.

6. Pārbaudi apmeklētāja ceļu un ievies risinājumu

Pirms publicēšanas izspēlē vienu konkrētu scenāriju: cilvēks ienāk no meklētāja, apskata pakalpojumu un nosūta pieprasījumu. Katrā solī pārbaudi ne tikai dokumenta esamību, bet arī to, vai informācija ir savlaicīga un izvēle darbojas atbilstoši skaidrojumam.

1. Atrodi visas vietas, kur apmeklētājs nodod datus vai aktivizē ārēju rīku.
2. Pievieno īsu, konkrētajai darbībai atbilstošu paskaidrojumu.
3. Pārbaudi saites uz pilno informāciju un izvēļu iestatījumiem.
4. Izmēģini atteikumu un piekrišanas atsaukšanu, ja tā tiek izmantota.
5. Pārliecinies, ka mobilajā versijā saglabājas tā pati skaidrība.

99web.lv piedāvā profesionālu mājaslapu par 9,99 €/mēn. ar PVN, iekļaujot hostingu, SSL, uzturēšanu un MI rediģēšanas kredītus. Lapu var būvēt pats ar MI vai izvēlēties no kataloga, un projektu vadītājs ir pieejams jebkurā brīdī. Tehniska platforma pati par sevi negarantē GDPR atbilstību: uzņēmumam jānodrošina patiesa informācija un atbilstoši procesi. Izmēģini 99web.lv un veido saprotamu mājaslapu jau no pirmās dienas — reģistrēties.