Klients pieprasa piedāvājumu, darbinieks sagatavo dokumentu, pēc apstiprinājuma pārraksta datus rēķinā un mēneša beigās apkopo paveikto atskaitē. Katrs solis šķiet vienkāršs, tomēr kopā tie rada atkārtotu darbu. Turklāt vienā dokumentā var palikt vecā adrese, citā — iepriekšējā cena, bet atskaitē neiekļūt pēdējās izmaiņas.

Rēķinu, piedāvājumu un PDF atskaišu automatizācija ļauj šos dokumentus veidot no vienotiem datiem, saglabājot kontroli pār saturu, aprēķiniem un nosūtīšanu. Mērķis nav tikai ātrāk iegūt PDF failu. Svarīgi panākt, lai katrs dokuments atspoguļotu konkrēto darījumu un būtu saprotams gan klientam, gan uzņēmuma darbiniekiem.

1. Vienots datu avots visiem dokumentiem

Automatizācijas pamats ir sakārtoti sākotnējie dati. Ja klienta rekvizīti glabājas e-pastā, cenas izklājlapā un darbu apraksts sarakstē, dokumentu sagatavošana joprojām prasīs manuālu informācijas meklēšanu. Vispirms nosaki, kur glabāsies klienta, pakalpojumu un darījuma informācija un kurš drīkst to mainīt.

CRM vai citā vadības sistēmā katram darījumam vēlams izveidot atsevišķu ierakstu. Ar to sasaista piedāvājuma versijas, apstiprinājumu, rēķinus un atskaites. Šādi dokumenti nav izolēti faili dažādās mapēs, bet savstarpēji saistīti viena darījuma ieraksti.

• Klienta dati: nosaukums, reģistrācijas informācija, adrese un saziņas kontaktpersona.
• Darījuma dati: pakalpojuma vai preces apraksts, daudzums, mērvienība un cena.
• Nosacījumi: valūta, piemērojamie nodokļi, atlaides, apmaksas un izpildes termiņi.
• Dokumenta dati: numurs, datums, statuss, versija un atbildīgais darbinieks.

Obligātos laukus nosaki atbilstoši dokumenta veidam un uzņēmuma darbībai. Rēķinu rekvizītus un nodokļu piemērošanu saskaņo ar grāmatvedi. Automatizācija var pārbaudīt, vai lauks ir aizpildīts, taču tas vēl nenozīmē, ka ievadītā informācija ir pareiza.

Praktisks sākums ir paņemt vairākus nesenus darījumus un salīdzināt to dokumentus. Atzīmē, kuri dati atkārtojas un kuri katru reizi mainās. Atkārtotajiem datiem vajadzīga vienota glabāšanas vieta, bet mainīgajiem — skaidri ievades lauki, nevis brīvas piezīmes bez noteiktas struktūras.

2. Piedāvājums no sagataves līdz apstiprinājumam

Piedāvājumu automatizācija sākas ar pārdomātu sagatavi. Tajā nodala nemainīgo uzņēmuma informāciju no mainīgajām darījuma detaļām. Logotips, kontaktinformācija un dokumenta struktūra var palikt vienādi, savukārt darbu apjoms, cenas un termiņi tiek ievietoti no konkrētā darījuma ieraksta.

Ar cenu tabulu vien nepietiek. Piedāvājumā jābūt saprotamam, ko klients saņems, kas nav iekļauts un kādi priekšnoteikumi nepieciešami darba sākšanai. Piemēram, izpildes termiņš var būt atkarīgs no klienta materiālu saņemšanas. Šādu nosacījumu labāk norādīt skaidri, nevis atstāt sarakstē.

1. Darbinieks izvēlas pakalpojumus un precizē darbu apjomu.
2. Sistēma aprēķina summas pēc iepriekš noteiktiem noteikumiem.
3. Atbildīgā persona pārskata saturu, atlaides un izņēmumus.
4. Pēc apstiprināšanas tiek izveidota nosūtāmā dokumenta versija.
5. Klienta atbilde tiek fiksēta pie attiecīgā piedāvājuma.

Apstiprinājumam jābūt piesaistītam konkrētai versijai. Ja pēc nosūtīšanas mainās cena vai apjoms, izveido jaunu versiju. Pretējā gadījumā uzņēmums un klients var atsaukties uz atšķirīgiem nosacījumiem, pat ja dokumenta nosaukums abiem ir vienāds.

Norādi arī piedāvājuma derīguma termiņu un pieņemšanas kārtību. Ja nepieciešams juridiski nozīmīgs apstiprinājums, izvērtē atbilstošu parakstīšanas risinājumu. Vienkāršs statusa maiņas ieraksts ne vienmēr aizstāj uzņēmumam vajadzīgo vienošanās apliecinājumu.

3. Rēķina izveide bez atkārtotas datu ievades

Kad piedāvājums ir apstiprināts un izpildīti rēķina izrakstīšanas nosacījumi, tā datus var izmantot rēķina sagatavošanai. Tas nenozīmē, ka katrs apstiprināts piedāvājums uzreiz jāpārvērš nosūtītā rēķinā. Dažiem darījumiem vajadzīgs avanss, citiem — darbu pieņemšana vai norēķins pa posmiem.

Tāpēc vispirms definē notikumu, kas sāk rēķina sagatavošanu. Tas var būt darbinieka apstiprinājums, pabeigts pasūtījums vai noteikta norēķinu perioda beigas. Sākumā drošāk automātiski veidot melnrakstu, kuru pirms izrakstīšanas pārbauda atbildīgais darbinieks.

• Pārbaudi saņēmēja rekvizītus un norēķinu kontaktinformāciju.
• Nosaki vienotu numerācijas kārtību un aizsardzību pret dublikātiem.
• Pārbaudi atlaižu, nodokļu un noapaļošanas secību.
• Pārliecinies, ka termiņš un maksājuma informācija atbilst darījumam.
• Saglabā izrakstītā dokumenta datus neatkarīgi no vēlākām kataloga izmaiņām.

PDF rēķins nav tas pats, kas strukturēts e-rēķins. PDF galvenokārt paredzēts lasīšanai, savukārt strukturēts e-rēķins ļauj sistēmām apstrādāt datus noteiktā formātā. Noskaidro, kāds dokumenta formāts nepieciešams konkrētajam saņēmējam un kādas prasības attiecas uz tavu uzņēmumu.

Atsevišķi jāparedz labojumu kārtība. Jau izrakstītu rēķinu nevajadzētu nemanāmi pārrakstīt, mainot sākotnējo informāciju. Korekcijas veic atbilstoši grāmatvedības prasībām, saglabājot saikni ar sākotnējo dokumentu un saprotamu izmaiņu vēsturi.

4. PDF atskaite ar pārbaudāmu saturu

Automātiska PDF atskaite ir noderīga, ja uzņēmums regulāri apkopo paveiktos darbus, projekta izmaksas vai klientam sniegtos pakalpojumus. Tās vērtība slēpjas nevis noformējumā vien, bet iespējā saprast, par kādu periodu un pēc kādiem noteikumiem informācija apkopota.

Pirms sagataves veidošanas nosaki atskaites mērķi. Klientam paredzēts darba pārskats atšķirsies no iekšējas finanšu atskaites. Klientam būtiski redzēt izpildītos uzdevumus un nākamos soļus, bet vadītājam var būt nepieciešams salīdzināt plānotās un faktiskās izmaksas.

Katrā atskaitē norādi periodu, sagatavošanas datumu un būtiskos atlases nosacījumus. Piemēram, vai summās iekļauti tikai apmaksāti rēķini vai visi izrakstītie dokumenti? Vai atceltie darbi ir izslēgti? Bez šādiem paskaidrojumiem pat korekti aprēķini var radīt maldīgu priekšstatu.

MI var palīdzēt izveidot kopsavilkuma melnrakstu no atlasītās informācijas, taču summas un rādītājus jāaprēķina ar pārbaudāmiem noteikumiem. MI sagatavotajam tekstam nevajadzētu piedēvēt rezultātiem cēloņus, kurus dati neapstiprina. Pirms nosūtīšanas pārbaudi arī tabulu pārnesumus, latviešu diakritiskās zīmes un dokumenta salasāmību.

5. Nosūtīšana, piekļuve un izņēmumu apstrāde

Dokumenta izveide vēl nenozīmē, ka process ir pabeigts. Jāzina, kam tas nosūtīts, vai nosūtīšana izdevusies un kurš rīkosies kļūdas gadījumā. Saglabā nosūtīšanas laiku, izmantoto adresi un dokumenta versiju. E-pasta nosūtīšana pati par sevi neapliecina, ka saņēmējs dokumentu ir izlasījis.

Paredzi aizsardzību pret atkārtotu nosūtīšanu. Ja sistēma saņem vienu notikumu divreiz, tai nevajadzētu izveidot divus vienādus rēķinus. Savukārt neveiksmīgu mēģinājumu gadījumā jābūt skaidram paziņojumam atbildīgajam darbiniekam, nevis klusai procesa apstāšanai.

Piekļuvi dokumentiem piešķir pēc darba pienākumiem. Darbiniekam, kurš gatavo piedāvājumu, ne vienmēr jāredz visu klientu finanšu informācija. Ja izmanto lejupielādes saites, izvērtē saņēmēja pārbaudi un piekļuves termiņu. Dokumentu glabāšanas kārtību saskaņo ar uzņēmuma pienākumiem un datu aizsardzības prasībām.

6. Ieviešana praksē ar 99web.lv

Sāc ar vienu konkrētu dokumentu ķēdi, piemēram, pakalpojuma piedāvājumu, rēķinu un paveikto darbu atskaiti. Pārbaudi parastu darījumu, piedāvājuma izmaiņas, daļēju izpildi un kļūdainus rekvizītus. Salīdzini rezultātus ar manuāli pārbaudītu paraugu un tikai tad paplašini automatizāciju.

99web.lv piedāvā profesionālu mājaslapu par 9,99 €/mēn. ar PVN. Cenā iekļauts hostings, SSL, uzturēšana un MI rediģēšanas kredīti. Mājaslapu vari būvēt pats ar MI vai izvēlēties no kataloga. Papildus pieejamas CRM, e-pasta sistēmas, rēķinu vadība, procesu automatizācija, PDF piedāvājumi un atskaites.

Konkrētās dokumentu plūsmas apjomu, nepieciešamos savienojumus un papildu risinājumu nosacījumus pārrunā ar projektu vadītāju, kurš pieejams jebkurā brīdī. Sagatavo esošo dokumentu paraugus un sarakstu ar laukiem, kurus pašlaik pārraksti manuāli — tas palīdzēs precīzāk formulēt vajadzības.

Izmēģini 99web.lv un sāc ar vienu pārskatāmu procesu, kurā dati tiek ievadīti vienreiz un izmantoti vairākos dokumentos. Lai spertu pirmo soli, vari reģistrēties un pārrunāt savam uzņēmumam piemērotāko risinājumu.