Uzņēmuma procesu digitalizācija bieži sākas ar vēlmi atteikties no izklājlapām, e-pastu meklēšanas un atkārtotas informācijas ievadīšanas. Tomēr jauna programma pati par sevi darbu nesakārto. Ja nav skaidrs, kurš pieņem lēmumu, kad uzdevums uzskatāms par pabeigtu un kur glabājas aktuālā informācija, neskaidrības vienkārši pārceļas uz citu ekrānu.

Tāpēc uzņēmuma vadības sistēmas ieviešana jāplāno kā darba organizācijas maiņa, nevis tikai tehnisks pirkums. Šajā ceļvedī uzmanība pievērsta ieviešanas secībai: kā izvēlēties pirmo procesu, vienoties par atbildību, pārcelt vajadzīgos datus un pārbaudīt rezultātu. Šāda pieeja palīdz iegūt lietojamu risinājumu, nepārvēršot digitalizāciju par bezgalīgu projektu.

1. Sāc ar procesa karti, nevis funkciju sarakstu

Pirms salīdzināt uzņēmuma vadības sistēmas, apraksti vienu reālu darba situāciju. Piemēram, klients piesaka pakalpojumu, darbinieks precizē vajadzības, sagatavo piedāvājumu, saņem apstiprinājumu un nodod darbu izpildei. Pieraksti katru posmu, izmantotos dokumentus un cilvēkus, kuri iesaistās. Svarīgi attēlot faktisko ikdienu, nevis ideālo procesu, kas pastāv tikai vadītāja iecerē.

Katrā posmā uzdod četrus jautājumus: kas izraisa nākamo darbību, kāda informācija vajadzīga, kurš ir atbildīgs un kā iespējams noteikt, ka darbs pabeigts? Ja atbildes atšķiras atkarībā no darbinieka, vispirms nepieciešama vienošanās par darba kārtību. Sistēmas konfigurēšanai jāseko šai vienošanai, nevis otrādi.

• Ieeja: pieteikums, pasūtījums vai iekšējs uzdevums, ar kuru process sākas.
• Darbības: pārbaude, saskaņošana, izpilde un rezultāta nodošana.
• Izeja: konkrēts rezultāts, piemēram, apstiprināts piedāvājums vai pabeigts darbs.
• Izņēmumi: trūkstoša informācija, atteikums, kavējums vai izmaiņas prasībās.

Praktisks padoms: izseko vienam nesen pabeigtam darbam no sākuma līdz beigām. Pajautā iesaistītajiem, kur bija jāgaida un kas bija jāpārraksta. Šāda saruna parasti dod konkrētākas prasības nekā jautājums, kādas funkcijas darbinieki vēlētos jaunajā sistēmā.

2. Izvēlies pirmo procesu un nosaki ieviešanas robežas

Nav nepieciešams vienlaikus digitalizēt pārdošanu, personāla vadību, noliktavu un grāmatvedību. Pirmajam posmam izvēlies procesu, kas atkārtojas, rada saprotamas grūtības un kuram ir skaidrs atbildīgais. Labs sākumpunkts var būt piedāvājumu saskaņošana vai darbu nodošana no pārdošanas komandas izpildītājiem. Izvēli pamato ar problēmu, nevis iespaidīgu demonstrāciju.

Definē arī to, kas pagaidām paliks ārpus projekta. Ja pirmajā posmā sakārto piedāvājumu apriti, sarežģīta noliktavas plānošana var nebūt vajadzīga. Rakstiski fiksē ieviešanas robežas, lai katra jauna ideja automātiski nekļūtu par obligātu prasību pirms palaišanas.

Atšķir obligāto no vēlamā

Obligāta prasība ir tāda, bez kuras izvēlēto procesu nevar droši pabeigt. Vēlama iespēja padara darbu ērtāku, bet neaptur tā norisi. Atsevišķi pieraksti nākotnes ieceres. Šis dalījums palīdz saglabāt projekta fokusu un objektīvāk izvērtēt piedāvātos risinājumus.

Pirms rīka izvēles sagatavo pieņemšanas kritērijus. Piemēram, darbiniekam jāspēj atrast aktuālo piedāvājuma versiju, vadītājam jāredz saskaņošanu gaidošie darbi, bet izpildītājam jāsaņem apstiprinātās prasības. Tie ir pārbaudāmi rezultāti, nevis vispārīgs solījums padarīt uzņēmumu efektīvāku.

3. Sadali atbildību un vienojies par datu avotiem

Katram digitalizētajam procesam nepieciešams īpašnieks — cilvēks, kurš atbild par tā darbību kopumā. Viņam nav pašam jāizpilda visi uzdevumi, taču jāspēj izlemt, kā rīkoties neskaidrās situācijās. Atsevišķi nosaki sistēmas administratoru un darbiniekus, kuri drīkst mainīt procesa noteikumus.

Tikpat svarīgi ir vienoties, kur atrodas katras informācijas aktuālā versija. Klienta kontaktinformāciju var uzturēt CRM, darba izpildes statusu — uzdevumu sistēmā, bet grāmatvedības ierakstus — attiecīgajā uzskaites risinājumā. Galvenais ir nepieļaut, ka vairākas vietas vienlaikus tiek uzskatītas par vienlīdz autoritatīvām.

• Nosaki, kurš drīkst izveidot, labot, apstiprināt un arhivēt ierakstus.
• Vienojies par statusu nozīmi, piemēram, ar ko atšķiras sagatavots un apstiprināts piedāvājums.
• Apraksti, kam uzdevums pāriet, ja atbildīgais darbinieks nav pieejams.
• Piešķir piekļuvi atbilstoši darba pienākumiem, nevis pēc principa, ka visiem jāredz viss.

Ja dati jāpārsūta starp sistēmām, pārbaudi integrāciju iespējas pirms izvēles apstiprināšanas. Noskaidro, kāda informācija tiek nodota, cik bieži tas notiek un kurš pamanīs neveiksmīgu pārsūtīšanu. Ar apgalvojumu, ka sistēmas iespējams savienot, nepietiek, lai novērtētu reālo darba apjomu.

4. Sagatavo datu pārcelšanu un izmēģini pilnu darba ciklu

Pārcelšanai atlasi informāciju, kas nepieciešama ikdienas darbam, saistību izpildei vai pamatotai vēstures saglabāšanai. Ne katrs vecs fails jāievieto jaunajā sistēmā. Pirms importēšanas pārbaudi lauku atbilstību, datumu formātus, dokumentu saites un to, vai ierakstiem var noteikt atbildīgo.

Vispirms izmēģini pārcelšanu ar nelielu, pārskatāmu datu kopu. Saglabā sākotnējo datu kopiju un pārbaudi, vai nepieciešamības gadījumā iespējams atgriezties pie iepriekšējā darba veida. Īpaši rūpīgi jāizvērtē darbības, kas pārraksta esošos ierakstus vai izraisa ziņojumu nosūtīšanu klientiem.

1. Izveido testa pieteikumu ar nepieciešamo sākotnējo informāciju.
2. Izpildi saskaņošanu un pārbaudi lietotāju piekļuves.
3. Nodod uzdevumu nākamajam darbiniekam un pārliecinies, ka konteksts nepazūd.
4. Izmēģini izmaiņas, atteikumu un nepilnīgi aizpildītu pieteikumu.
5. Pārbaudi gala dokumentu un procesa atspoguļojumu atskaitē.

Testēšanā iesaisti cilvēkus, kuri sistēmu lietos ikdienā. Viņi vislabāk pamanīs trūkstošus laukus, nesaprotamus statusus un nevajadzīgas darbības. Fiksē atrastās problēmas vienuviet, norādot to ietekmi uz darbu un personu, kura pieņems lēmumu par labojumu.

5. Ievies jauno darba kārtību un mēri rezultātu

Apmācības veido ap konkrētiem uzdevumiem, nevis visu izvēļņu apskatu. Darbiniekam jāsaprot, kā sākt darbu, kur redzami viņa pienākumi un ko darīt kļūdas gadījumā. Īsa instrukcija ar tipiskām situācijām ikdienā bieži ir noderīgāka par plašu funkciju aprakstu.

Nosaki brīdi, no kura jaunie darbi tiek reģistrēti jaunajā sistēmā. Ja pārejas laikā nepieciešama paralēla uzskaite, tai jābūt ierobežotai un ar skaidru mērķi. Pretējā gadījumā darbinieki turpinās uzturēt abas vides, un digitalizācija sākotnēji radīto papildu darbu nesamazinās.

Rezultātu novērtēšanai izvēlies dažus rādītājus, kurus iespējams salīdzināt ar situāciju pirms ieviešanas. Tie var būt procesa izpildes ilgums, precizēšanai atgriezto darbu skaits vai uzdevumi bez atbildīgā. Vienojies par vienādu mērīšanas metodi, lai salīdzinājums būtu jēgpilns.

Pēc palaišanas paredzi regulāru problēmu apspriešanu. Nošķir apmācību trūkumu no procesa nepilnības un tehniskas kļūdas. Katrai situācijai vajadzīgs atšķirīgs risinājums. Nākamo digitalizācijas posmu izvēlies tad, kad pirmais process darbojas stabili un komandai ir saprotams jaunais darba veids.

6. Savieno mājaslapu ar uzņēmuma ikdienas procesiem

Mājaslapa var kļūt par sakārtota procesa sākumpunktu: tajā klients iepazīst pakalpojumu un piesaka savu vajadzību. Tālāk uzņēmumam nepieciešama pārskatāma pieteikuma apstrāde, piedāvājuma sagatavošana un darba organizēšana. Plānojot šos posmus kopā, iespējams izvairīties no situācijas, kurā pievilcīga mājaslapa noved pie nesakārtotas iekšējās saziņas.

99web.lv piedāvā profesionālu mājaslapu par 9,99 €/mēn. ar PVN. Cenā iekļauts hostings, SSL, uzturēšana un MI rediģēšanas kredīti. Lapu vari būvēt pats ar MI vai izvēlēties no kataloga. Papildus pieejami CRM, e-pasta sistēmas, rēķinu vadība, internetveikals, procesu automatizācija, MI konsultanti un čati, PDF piedāvājumi un atskaites.

Papildu risinājumu apjomu un izmaksas noskaidro atbilstoši sava uzņēmuma vajadzībām; tos nevajadzētu automātiski uzskatīt par mājaslapas abonementā iekļautiem. Projektu vadītājs ir pieejams jebkurā brīdī, lai pārrunātu ieceri. Sāc ar vienu skaidri definētu procesu un izmēģini 99web.lv — reģistrēties.